Trong giao tiếp và kinh doanh, mỗi người đều sẽ gặp các tình huống cần sử dụng đến kỹ năng thương lượng để đạt được mục tiêu đề ra. Vậy kỹ năng thương lượng là gì? Cùng tìm hiểu 5 kỹ năng thương lượng thông minh do Where S chia sẻ trong bài viết sau.
Tổng quan về kỹ năng thương lượng trong giao tiếp
Thương lượng là gì?
Thương lượng có thể hiểu là quá trình thảo luận giữa các bên có liên quan để đạt được các mục tiêu tương ứng. Theo đó, các bên sẽ trao đổi về lợi ích, mối quan tâm cũng như những vướng mắc còn tồn tại để đạt được các thỏa thuận chung, giúp đôi bên cùng có lợi với hiệu quả cao nhất có thể.
Kỹ năng thương lượng là gì?
Kỹ năng thương lượng là năng lực thương thuyết để đạt được sự đồng thuận từ các cá nhân hoặc chủ thể liên quan dưới dạng hợp đồng, thỏa thuận, quyết định… Người có kỹ năng thương lượng tốt sẽ là người có thể kết hợp các yếu tố như nhanh nhạy, biết lắng nghe, có thái độ hòa nhã. Đồng thời, họ cũng là người thông minh, cương quyết và biết cách tranh luận.
>> 8 Kỹ năng đàm phán thương lượng giúp bạn thành công trong mọi cuộc giao dịch
Vì sao kỹ năng thương lượng lại quan trọng?
Kỹ năng thương lượng đóng vai trò quan trọng bởi những lý do sau:
- Giúp bạn đạt được những mục tiêu cụ thể, thương thuyết thành công và tiết kiệm nguồn lực một cách tối đa.
- Thành công ký kết hợp đồng với những điều kiện phù hợp, mang lại lợi nhuận cho công ty.
- Giải quyết các vấn đề vướng mắc trong kinh doanh một cách dễ dàng.
- Kết nối hiệu quả giữa doanh nghiệp và người sử dụng, giúp các bên liên quan hiểu rõ vấn đề.
- Có tính ứng dụng cao, từ kinh doanh, quân sự, chính trị đến cuộc sống.
Các kiểu thương lượng trong giao tiếp
Trong giao tiếp có thể chia thành 3 kiểu thương lượng như sau:
Thương lượng kiểu mềm
Thương lượng kiểu mềm là quá trình thỏa thuận kiểu hữu nghị, người thực hiện sẽ cố gắng hạn chế sự xung đột, nhượng bộ dễ dàng nhằm nhanh chóng đạt được thỏa thuận và giữ gìn mối quan hệ tốt đẹp giữ các bên. Do đó, kiểu thương lượng này thường chỉ áp dụng đối với các đối tác thân thiết hoặc người thân, bạn bè.
Ví dụ: Đức là nhân viên giỏi của công ty và đang được vài công ty khác mời về làm việc với mức lương hấp dẫn. Để thuyết phục Đức ở lại, trưởng phòng sẽ sử dụng kiểu thương lượng mềm bằng cách đưa ra những chính sách tốt hơn. Theo đó, phía công ty đã có sự nhượng bộ và công nhận năng lực của Đức để giữ chân nhân viên này.
>> 7 kỹ năng giải quyết xung đột hiệu quả trong công việc và cuộc sống
Thương lượng kiểu cứng
Với kiểu thương lượng này, người đàm phán sẽ đưa ra lập trường hết sức cứng rắn, tìm mọi cách để bảo vệ quan điểm và hoàn toàn không có sự nhân nhượng.
Ví dụ: Do phía nhà máy sản xuất B không cung cấp lô hàng theo đúng hợp đồng nên công ty A cử người sang thương lượng về việc bồi thường. Trong khi công ty A yêu cầu bồi thường bằng tiền mặt thì phía nhà máy B chỉ có thể thực hiện đổi một lô hàng mới. Cả hai bên đều kiên quyết giữ lập trường của mình khiến quá trình hợp tác kết thúc, không ai đạt được mục tiêu mình mong muốn.
Thương lượng kiểu nguyên tắc
Đây là hình thức thỏa thuận có sự tách biệt rõ ràng giữa cảm xúc và công việc. Theo đó, các bên liên quan chỉ hướng đến lợi ích cuối cùng thay vì kiên quyết bảo vệ quan điểm riêng.
Ví dụ: Hương là một trong những nhân viên quan trọng trong phòng Kỹ thuật của công ty. Cô xin phép nghỉ không lương trong thời gian dài nhưng chưa được trưởng phòng đồng ý vì lo lắng về tình trạng thiếu nhân sự. Tuy nhiên, Hương đã có sự chuẩn bị kỹ lưỡng và có phương án chu đáo cho từng vấn đề mà trưởng phòng đưa ra, đảm bảo hoạt động của công ty. Theo đó, đơn xin nghỉ phép của cô đã được chấp thuận.
>> 8 Kỹ năng thuyết phục khách hàng thành công
5 Kỹ năng đàm phán thương lượng thông minh, khôn khéo
Chuẩn bị kỹ càng trước khi thương lượng
Trong bất kỳ công việc nào cũng vậy, quá trình chuẩn bị đóng vai trò vô cùng quan trọng, có thể quyết định đến 50% thành công. Đối với quá trình thương lượng cũng vậy, bạn nên có sự chuẩn bị thật kỹ từ việc xác định thành viên tham gia đến không gian, thời gian tổ chức trao đổi.
Hãy dành thời gian tìm hiểu về chức danh, vai trò của tất cả những người tham gia ở phía đối tác. Bên cạnh đó, nếu đơn vị bạn được quyền lựa chọn thời gian thương lượng, nên tổ chức vào buổi sáng theo khung giờ làm việc để thể hiện sự chuyên nghiệp. Cuối cùng, đừng quên chuẩn bị không gian thật phù hợp, sử dụng bàn tròn hoặc oval để tránh tạo cảm giác đối đầu cho các thành viên tham gia.
Lắng nghe và kiên nhẫn
Khả năng lắng nghe và sự kiên nhẫn là hai yếu tố tiên quyết để trở thành một người thương lượng giỏi. Quá trình lắng nghe tích cực có thể giúp bạn xác định được manh mối cũng như các điểm thỏa hiệp để dẫn dắt quá trình đàm phán thay vì dành thời gian để tranh luận.
Muốn có kỹ năng đàm phán tốt cũng đòi hỏi tính kiên nhẫn rất cao. Điều này giúp bạn tránh bị cảm xúc chi phối, tập trung tối đa vào việc tìm giải pháp để đạt được thỏa thuận.
Khéo léo giao tiếp và chuyển hướng vấn đề
Sự thành công của quá trình thương lượng cũng chịu ảnh hưởng rất lớn ở kỹ năng giao tiếp của người tham gia. Theo đó, bạn cần giữ được sự bình tĩnh, sáng suốt và tư duy tổng quát để duy trì lời nói và hành động nhất quán. Ngoài ra, bạn cũng cần có sự khéo léo để đưa vấn đề đi theo đúng lộ trình vạch ra ban đầu.
>> Tầm quan trọng của kỹ năng giao tiếp với khách hàng
Kỹ năng kiểm soát cảm xúc tốt
Quá trình thương lượng có thể dẫn đến nhiều cảm xúc rất khác nhau. Việc để cảm xúc dẫn dắt có thể khiến kết quả không như mong đợi. Do đó, bạn cần rèn luyện kỹ năng kiểm soát cảm xúc để luôn giữ được sự sáng suốt trong hành vi và lời nói, nhằm dẫn dắt quá trình thương lượng đi đến thắng lợi.
Tập trung giải quyết vấn đề
Trong quá trình thương lượng sẽ có các vấn đề cần thỏa thuận và giải quyết để đạt được điều mà đôi bên mong muốn. Do đó, thay vì tập trung vào mục tiêu, người tham gia cần ưu tiên giải quyết vấn đề phát sinh trước. Để làm được điều này, mỗi người cần trang bị cho mình kiến thức sâu rộng về nhiều vấn đề, có thể đưa ra những lý lẽ, dẫn chứng thuyết phục để người nghe đồng tình.
Kỹ năng thương lượng là một trong những kỹ năng tổng hợp cần thiết trong cuộc sống và công việc, đặc biệt là với người làm kinh doanh. Đó là lý do bạn nên dành thời gian trau dồi, rèn luyện ngay từ hôm nay.
