Trong cuộc sống và công việc, mỗi người sẽ phải giải quyết rất nhiều vấn đề khác nhau. Tuy nhiên, có người giải quyết hiệu quả lại có người khiến sự việc thêm phức tạp. Điều này phụ thuộc vào kỹ năng giải quyết vấn đề của mỗi người. Vậy làm sao để rèn luyện kỹ năng này? Cùng tìm hiểu trong bài viết sau.
Kỹ năng giải quyết vấn đề là gì?
Hiểu đơn giản, kỹ năng giải quyết vấn đề là khả năng xử lý, đưa ra quyết định khi gặp những tình huống bất ngờ trong cuộc sống, công việc. Đây là một trong những kỹ năng mềm quan trọng, tác động trực tiếp đến cuộc sống hằng ngày của bạn. Những người có kỹ năng giải quyết vấn đề tốt thường được đánh giá cao, có cuộc sống thuận lợi hơn.
Tầm quan trọng của kỹ năng giải quyết vấn đề
Cuộc sống của mỗi người luôn phải đối mặt với rất nhiều vấn đề lớn nhỏ, ảnh hưởng đến công việc cũng như đời sống tinh thần. Do đó, việc rèn luyện kỹ năng giải quyết vấn đề sẽ là cách giúp bạn đưa ra những quyết định đúng đắn cho những tình huống đang gặp phải một cách nhanh chóng, hiệu quả.
Bên cạnh đó, kỹ năng giải quyết vấn đề là một trong những kỹ năng mềm quan trọng, tổng hòa nhiều kỹ năng khác nhau như kỹ năng phân tích, ra quyết định, giao tiếp, tư duy phản biện… Do đó, đây được xem là yếu tố quan trọng để rèn luyện tư duy của người thành công. Những người biết cách giải quyết vấn đề tốt có thể đưa ra những quyết định đúng đắn hơn trong công việc, từ đó nhận được sự tín nhiệm của cấp trên và những người xung quanh. Ngoài ra, kỹ năng này cũng góp phần rất lớn giúp nâng cao chất lượng cuộc sống của bạn.
Quy trình để giải quyết vấn đề hiệu quả
Thực tế kỹ năng giải quyết vấn đề không phải là năng khiếu bẩm sinh mà cần trải qua quá trình rèn luyện lâu dài cộng với kinh nghiệm sống của mỗi người. Do đó, để rèn luyện, bạn cần thực hành thường xuyên từ những vấn đề nhỏ trong cuộc sống. Quy trình thực hiện như sau:
Xác định vấn đề
Để xác định vấn đề, bạn có thể áp dụng cấu trúc 4W : What (cái gì), where (ở đâu), when (khi nào), who (ai). Sở dĩ cần phải áp dụng cấu trúc này để phân tích vì rất nhiều người thường có xu hướng chỉ khắc phục hiện tượng thay vì xử lý toàn bộ căn nguyên vấn đề. Do đó, cần xác định một cách toàn diện để không bỏ sót bất cứ yếu tố quan trọng nào.
Nhìn nhận và phân tích vấn đề từ nhiều khía cạnh
Thực tế không ít trường hợp có cùng một vấn đề nhưng lại do nhiều nguyên nhân khác nhau gây ra. Do đó, muốn giải quyết triệt để, bạn cần xem xét và phân tích từ nhiều khía cạnh để có cái nhìn toàn diện nhất. Bạn có thể áp dụng các kỹ thuật như 5 Whys, Brainstorming (phương pháp động não) hoặc sử dụng biểu đồ xương cá để xác định căn nguyên gốc rễ của vấn đề. Đây là một trong những phần quan trọng của kỹ năng giải quyết vấn đề. Do đó, bạn cần chú trọng để có một nền tảng vững vàng nhằm nhanh chóng nâng cao kỹ năng này trong cuộc sống và công việc.
Thiết lập mục tiêu
Để thiết lập mục tiêu giải quyết vấn đề hiệu quả, bạn có thể sử dụng các công cụ như OKR và SMART kết hợp với nguyên tắc 80/20 để xác định đâu là vấn đề cần ưu tiên giải quyết.
Để triển khai nguyên tắc 80/20, bạn có thể tiến hành liệt kê toàn bộ các nguyên nhân liên quan, sắp xếp thành những nhóm có chung đặc điểm. Sau đó đánh giá mức độ nghiêm trọng và tần suất phát sinh để tiến hành xử lý 20% nguyên nhân gây ra ảnh hưởng lớn nhất. Thực tế nguyên tắc này có thể áp dụng trong rất nhiều lĩnh vực khác nhau, giúp bạn dễ dàng nhìn ra căn nguyên vấn đề một cách toàn diện cũng như hướng giải quyết hiệu quả nhất.
Tìm kiếm và đưa ra giải pháp tối ưu
Mỗi một vấn đề sẽ có rất nhiều cách giải quyết khác nhau. Với một người có kỹ năng giải quyết vấn đề tốt thì cách giải quyết đó phải nhanh chóng, tiết kiệm và đạt hiệu quả tối ưu nhất. Để làm được điều này, bạn không thể tùy ý đưa ra một giải pháp bất kỳ. Thay vào đó, phải cân nhắc và đưa ra nhiều hướng giải quyết khác nhau để chọn giải pháp khả thi và toàn diện nhất.
Một công cụ vô cùng hữu ích trong trường hợp này là sử dụng Mindmap (sơ đồ tư duy) để tổng hợp ý tưởng và liên kết các cách xử lý với nhau qua biểu đồ, giúp bạn có cái nhìn tổng quát và toàn diện hơn.
Sau khi đã có hướng giải quyết, làm thế nào để chọn được giải pháp khả thi nhất? Đó chính là so sánh các giải pháp với nhau bằng công cụ SWOT. Bạn có thể liệt kê toàn bộ Strength (điểm mạnh), Weakness (điểm yếu), Opportunity (cơ hội) và Threat (thách thức) của từng giải pháp để chọn lựa.
Giám sát và đánh giá kết quả
Kỹ năng giải quyết vấn đề sẽ không thể hoàn thiện nếu bạn bỏ qua bước giám sát và đánh giá kết quả. Trong quá trình triển khai xử lý, chắc chắn không thể tránh khỏi các sai sót. Do đó, bạn cần theo dõi để kịp thời đưa ra những điều chỉnh phù hợp cũng như đánh giá kết quả đạt được so với dự kiến và rút kinh nghiệm cho những lần sau.
Có thể thấy, kỹ năng giải quyết vấn đề đóng vai trò quan trọng trong rất nhiều mặt của cuộc sống. Vậy nên, đừng bỏ lỡ cơ hội học tập và rèn luyện để nâng cao kỹ năng này một cách bài bản cùng Where S.
