Điện thoại một trong những phát minh vượt bậc trong thời đại công nghệ số nhằm rút ngắn khoảng cách, kết nối mọi người lại gần nhau hơn. Bởi sự phổ biến của các thiết bị di động hiện nay nên ai cũng cần trang bị cho bản thân kỹ năng giao tiếp qua điện thoại tốt. Tham khảo bài viết này của Where S để bỏ túi một vài mẹo hay trong giao tiếp điện thoại!
Kỹ năng giao tiếp qua điện thoại – bạn là người nhận cuộc gọi
Vì đây là hình thức giao tiếp nhanh và tiện lợi khi trao đổi thông tin, nên nhiều người lựa chọn việc gọi điện để tiết kiệm thời gian. Bạn sẽ không thấy nét mặt, cử chỉ của đối phương qua hình thức trao đổi gián tiếp này. Và đôi bên thường đánh giá, xem xét thái độ của nhau qua cách nói chuyện. Thế nên để khéo léo, tự tin hơn trong giao tiếp điện thoại, bạn tham khảo một số cách sau:
Đừng để người gọi chỉ độc thoại
Khi người khác gọi cho bạn là lúc họ cần thông tin từ bạn hoặc đối phương muốn truyền tải việc gì đó. Vì thế, người gọi đến thường là người nói nhiều hơn, chuẩn bị và biết trước nội dung của cuộc trò chuyện. Vậy, bạn nên đáp trả người đó chứ không nên im lặng lắng nghe, điều này sẽ gây ra cảm giác bạn không chú ý tới lời nói của họ. Trong trường hợp không biết nói gì, bạn có thể trả lời vài câu đơn giản như “Vâng ạ”, “À vâng, tôi hiểu”, “Bạn cứ tiếp tục, tôi đang lắng nghe bạn nói”,… Chỉ cần có kỹ năng giao tiếp qua điện thoại như vậy đã khiến đối phương thấy thoải mái hơn trong cuộc trò chuyện, dù bạn trả lời ít nhưng người đó vẫn biết là bạn đang lắng nghe và hiểu họ đang nói gì.
Giọng nói chậm rãi, vừa phải, dễ nghe
Một giọng nói dễ nghe, biên độ chậm rãi và vừa phải sẽ tạo cảm giác thiện cảm cho đối phương. Không nên nói quá to gây khó chịu, cũng đừng nói quá nhỏ khiến họ sẽ không nghe rõ câu nói của bạn. Họ sẽ hỏi lại và làm mất thời gian của cả hai.
Thái độ niềm nở, thể hiện sự tích cực
Tuy không nhìn thấy nét mặt, cử chỉ của nhau qua chiếc điện thoại, nhưng đối phương vẫn sẽ cảm nhận được bạn đang nghĩ gì, làm gì. Chỉ bằng lời nói sẽ biểu hiện rõ thái độ của bạn đang như thế nào. Vì thế, hãy giữ cho bản thân một sự tích cực, niềm nở khi bắt máy, điều này giúp cả hai thoải mái hơn khi nói chuyện.
Không làm việc riêng khi nghe điện thoại
Một cuộc gọi điện sẽ không tốn nhiều thời gian của bạn. Vì vậy hãy tập trung lắng nghe đầu bên kia đang nói gì, khi cần thì trả lời một câu để họ biết mình vẫn đang ở đây. Nếu như bạn ngó lơ cuộc trò chuyện mà làm những chuyện khác, đối phương sẽ dễ dàng phát hiện ra. Từ đó bạn vô tình tạo một ấn tượng xấu trong mắt họ, hơn nữa là sự thiếu chuyên nghiệp, không tôn trọng đối phương, nhất là đối với những cuộc gọi về công việc.
Nên có cuốn sổ và cái bút
Đối với các cuộc gọi có nội dung về công việc, học tập, bạn nên chuẩn bị trước cuốn sổ và bút để ghi lại những điều quan trọng. Điều này giúp bạn dễ dàng ứng phó với những câu hỏi, thắc mắc của khách hàng hoặc thầy cô, tạo cảm giác chuyên nghiệp hơn trong ứng xử.
Nhắc lại nội dung cuộc trò chuyện
Hãy chú ý đến từng câu nói trong cuộc trò chuyện, thỉnh thoảng nhắc lại nội dung đôi bên vừa nói. Đây cũng là một cách giúp bạn ghi điểm hơn trong mắt đối phương, vì họ biết rằng bạn đã chăm chú lắng nghe và quan tâm tới lời nói của họ.
Không tắt máy đột ngột
Nếu bạn muốn kết thúc cuộc trò chuyện, hãy tìm cách từ chối khéo léo chứ không nên cúp máy đột ngột. Đây là một hành động thiếu tôn trọng đối phương. Nếu như bạn là đang làm việc cho một công ty hay tổ chức nào đó, việc này có thể sẽ bị khách hàng phản ánh lên cấp trên bởi thái độ của bạn. Nếu gặp phải nguyên nhân khách quan như đường truyền, thiết bị,… hãy cố gắng liên lạc lại và xin lỗi họ vì sự cố đó. Chắc chắn điều này sẽ giúp bạn ghi điểm với người bên kia đường dây.
Kỹ năng giao tiếp qua điện thoại – bạn là người gọi
Khi bạn là người gọi, đặc biệt là đối với các bạn đang làm công việc như tư vấn, chăm sóc khách hàng,… thì công tác chuẩn bị trước khi cuộc gọi là vô cùng quan trọng. Để cuộc gọi được ấn tượng, thu hút hơn, hãy theo dõi một số cách dưới đây để rút ra kinh nghiệm cho bản thân!
Xưng danh tính và lý do về cuộc gọi
Nếu người bạn gọi là khách hàng hoặc đối tác, thì hãy chào hỏi, xưng rõ danh tính và lý do bạn gọi đến là gì. Sau khi đối phương biết được bạn là ai, thì hãy nhắc lại thông tin của họ xem đã gọi đúng đối tượng chưa. Đây là bước đầu để cuộc gọi được rõ ràng, trôi chảy hơn.
Xem xét giờ giấc và thời điểm gọi hợp lý
Khi gọi điện thoại, hãy cân nhắc giờ giấc và thời điểm hợp lý, tránh các khoảng thời gian như buổi trưa, buổi tối, hoặc sáng sớm. Vì lúc này là thời điểm nghỉ ngơi, đối phương sẽ chưa sẵn sàng tiếp nhận cuộc gọi, thậm chí là khó chịu với bạn. Cũng nên tránh gọi vào giờ làm việc, họ sẽ không có nhiều thời gian rảnh để nhận điện thoại. Vì vậy, hãy chọn một thời điểm thuận lòng cả đôi bên thì cuộc gọi sẽ suôn sẻ và thoải mái hơn.
Nói nhẹ nhàng, chậm rãi, sử dụng ngôn từ tích cực
Dù là khi bạn là người nhận hay người gọi, thì vẫn nên dùng một giọng nói nhẹ nhàng, chậm rãi mang lại cảm giác dễ chịu cho người nghe. Khi trò chuyện hãy luôn giữ một tinh thần tích cực và nở nụ cười, tuy không nhìn thấy nhưng chắc chắn họ vẫn sẽ cảm nhận được thái độ niềm nở của bạn.
Chuẩn bị trước nội dung gọi
Chuẩn bị trước nội dung cần nói là điều quan trọng đối với những bạn yếu về khoản linh hoạt ngôn ngữ. Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, tạo sự chuyên nghiệp trong khi trò chuyện. Nếu có thời gian thì tập luyện trước cũng là một giải pháp hay giúp bạn cải thiện kỹ năng giao tiếp qua điện thoại.
Nội dung truyền tải dễ hiểu, ngắn gọn
Sau khi chào hỏi, hãy dẫn trực tiếp vào vấn đề, tránh việc nói không đúng trọng tâm. Nội dung truyền tải đến khách hàng cần phải dễ hiểu, ngắn gọn nhưng vẫn đầy đủ, chất lượng. Điều này sẽ giúp mọi người tập trung vào nội dung chính, giải quyết vấn đề hiệu quả cũng như tiết kiệm được nhiều thời gian, tiền bạc.
Nói lời tạm biệt
Sau khi kết thúc cuộc trò chuyện, hãy để lại một câu chào tạm biệt hoặc một câu cảm ơn sẽ giúp đối phương vui vẻ và thoải mái hơn. Khi cảm thấy đã đến lúc phải kết thúc cuộc gọi, bạn có thể dùng các câu như “Vâng, bạn có thắc mắc nào muốn tôi giải đáp không”, “Bạn có thể gọi lại cho tôi bất cứ lúc nào nếu bạn cần”, “Cảm ơn bạn đã lắng nghe, xin chào bạn”, “Chào tạm biệt, chúc bạn một ngày tốt lành”,…
Để khéo léo, chuyên nghiệp hơn, hãy rèn luyện cho bản thân các kỹ năng giao tiếp qua điện thoại để giúp ích cho công việc và cuộc sống.
