Lập kế hoạch công việc trước thời hạn cho phép bạn chủ động hơn và hoàn thành được nhiều việc hơn. Người có kỹ năng lập kế hoạch là người có tầm nhìn bao quát, biết cách sắp xếp thời gian, xử lý công việc một cách khoa học. Vì vậy, chính xác những gì là khả năng lập kế hoạch? Vai trò của mỗi người là gì và làm thế nào chúng ta có thể lập kế hoạch hiệu quả? Thông tin thêm về Where S có thể được tìm thấy trong bài viết sau.
Kỹ năng lập kế hoạch là gì?
Kỹ năng lập kế hoạch là khả năng căn cứ vào mục tiêu đã được định trước để đưa ra các phương pháp, chiến lược, quy trình nhằm đạt được mục tiêu đó trong thời gian nhất định.
Đặt mục tiêu, liệt kê các lựa chọn thay thế và sắp xếp chúng theo thứ tự ưu tiên đều là một phần của quy trình lập kế hoạch. Kế hoạch làm việc càng chi tiết thì khả năng hoàn thành càng cao. Bạn có thể dễ dàng kiểm soát ngân sách thời gian của mình và chuẩn bị tốt hơn để theo dõi tiến độ công việc và thực hiện hiệu quả với một kế hoạch làm việc.
Tầm quan trọng của khả năng lập kế hoạch
Kỹ năng lập kế hoạch sẽ giúp bạn phân bổ thời gian hợp lý cho những việc thực sự cần thiết và chủ động hơn trong việc giải quyết vấn đề. Hơn nữa, thực hành các kỹ năng lập kế hoạch cung cấp những lợi thế sau:
- Để tránh chồng chéo hoặc bỏ sót công việc, hãy quản lý thời gian một cách khoa học và sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc.
- Đặt mục tiêu và dành toàn bộ năng lượng của bạn để đạt được nó.
- Phát triển kỹ năng quan sát và khả năng suy nghĩ rộng rãi của bạn để dự đoán các tình huống có thể xảy ra.
- Hiểu quy trình làm việc và đưa ra chiến lược hợp tác với các bộ phận khác để đẩy nhanh tiến độ hoàn thành dự án.
- Hình thành thói quen đánh giá hiệu quả công việc và đề xuất phương án cải tiến.
Bạn sẽ có thể quản lý nhóm và phát triển chiến lược cho các dự án lớn với khả năng lập kế hoạch cá nhân tốt, mang đến cho bạn nhiều cơ hội thăng tiến trong sự nghiệp.
Quy trình lập kế hoạch hiệu quả nhất
Xác định mục tiêu.
Xác định rõ mục tiêu ngay từ đầu sẽ giúp bạn dễ dàng hình dung tiến độ công việc và kết quả sẽ thu được khi hoàn thành. Hãy nhớ rằng bạn không nên đặt mục tiêu quá rộng hoặc dài hạn. Do đó, việc theo dõi và quản lý các mặt hàng sẽ gặp nhiều khó khăn. Trong trường hợp này, bạn nên chia mục tiêu của mình thành nhiều giai đoạn. Có những kế hoạch nhỏ hơn cho từng giai đoạn. Mục tiêu theo ngày, tháng, quý… càng cụ thể càng hiệu quả.
Đồng thời, việc thiết lập mục tiêu phải tính đến các điều kiện hiện tại. Nó phải phù hợp với khả năng của người thực hiện, không quá viển vông nhưng cũng không quá dễ dẫn đến trì trệ cho các kế hoạch khác.
Tạo một danh sách việc cần làm.
Đây là một bước quan trọng và bạn phải tập trung để đảm bảo rằng bạn không bỏ qua bất kỳ hạng mục công việc quan trọng nào. Để tránh đảm nhận quá nhiều, hãy giới hạn số lượng công việc để phù hợp với thời gian có sẵn và đảm bảo đáp ứng thời hạn.
Sắp xếp công việc của bạn theo mức độ ưu tiên.
Hiểu được nhiệm vụ nào phải hoàn thành trước và nhiệm vụ nào phải hoàn thành sau sẽ cho phép bạn quản lý thời gian của mình tốt hơn. Mặt khác, việc đưa ra quyết định ưu tiên các nhiệm vụ chính không hề dễ dàng và bạn phải học hỏi và trau dồi kỹ năng của mình một cách thường xuyên để đưa ra quyết định đúng đắn. Bạn có thể dễ dàng sắp xếp các mục khi lập kế hoạch cho các nhiệm vụ không phải là một phần của Sprint. Tuy nhiên, khi đang ở giai đoạn khó khăn của dự án, bạn phải phân biệt giữa công việc cấp bách và quan trọng để có những lựa chọn ưu tiên.
Hoàn thành công việc theo kế hoạch.
Sau khi đã xác định mục tiêu và lập một kế hoạch chi tiết, bạn phải dành toàn bộ sức lực để biến kế hoạch đó thành hiện thực càng sớm càng tốt. Đồng thời nên kết hợp công việc với các hoạt động giải trí để công việc không đơn điệu và có tinh thần phấn chấn hơn.
Kiểm tra, đánh giá quá trình thực hiện
Bằng cách theo dõi sát sao tiến độ công việc, bạn có thể so sánh và xác định xem mình có hoàn thành công việc đúng hạn hay không. Nếu không, hãy xác định nguyên nhân và đưa ra các giải pháp thiết thực.
Những người đã hình thành thói quen làm việc không có kế hoạch sẽ khó thay đổi và xây dựng các kỹ năng ngay từ đầu. Đối với nhiều người, phát triển và thực hành các kỹ năng lập kế hoạch là rất quan trọng. Cho dù bạn là sinh viên hay người đi làm, đây là một kỹ năng cần thiết phải được phát triển một cách thường xuyên.
