Kỹ năng phản hồi tích cực rất cần thiết trong giao tiếp và huấn luyện nhằm khuyến khích người đối diện làm những điều không tưởng. Tuy nhiên, không phải ai cũng có kỹ năng ứng phó phù hợp, đúng lúc, đúng chỗ. Where S sẽ bật mí “tất tần tật” về kỹ năng phản hồi trong bài viết dưới đây để bạn hiểu rõ hơn về cách áp dụng kỹ năng này trong công việc và cuộc sống.
Kỹ năng phản hồi là gì?
Đưa ra nhận xét và quan điểm tích cực về hành động của người khác được gọi là phản hồi.
Khả năng phản hồi thường được thể hiện theo một trong hai cách:
Phản hồi tích cực (còn gọi là nhận xét mang tính xây dựng)
Trả lời bằng cách bình luận, bày tỏ suy nghĩ của bạn và đưa ra “khen ngợi” hoặc “phê bình”.
Phản hồi vốn mang tính hỗ trợ, cung cấp phản hồi chủ yếu về các hành động bạn quan sát hơn là đưa ra đánh giá về lối sống, tính cách hoặc đặc điểm cá nhân. Để tránh hiểu lầm, phản hồi phải khách quan và chứa thông tin chính xác và rõ ràng.
Tổng quan về kỹ năng giao tiếp phản hồi tích cực
Định nghĩa và ưu điểm của phản hồi tích cực
Đưa ra nhận xét và đề xuất về một vấn đề mà bạn quan sát được dưới góc độ tích cực thể hiện kỹ năng phản hồi tích cực trong giao tiếp. Phản hồi tích cực đòi hỏi phải chú ý lắng nghe, quan sát cẩn thận và tóm tắt các điểm chính để phản ánh bằng lời nói hoặc phi ngôn ngữ.
Khả năng phản hồi tích cực thường được phân thành bốn loại lớn:
- Khuyến khích: hỗ trợ trong việc thúc đẩy sự phấn khích, tự tin và nỗ lực.
- Trấn an: Cung cấp sự an tâm để giảm lo lắng và lo lắng.
- Khuyến khích: đưa ra những nhận xét tích cực để người nghe phát huy ưu điểm, chấp nhận khuyết điểm, giúp họ vươn lên.
- Ca ngợi: tỏ lòng biết ơn, yêu mến, ngưỡng mộ.
Lợi ích của kỹ năng phản hồi tích cực là nó cho phép người nhận sửa chữa nhanh chóng để hoàn thành công việc hiệu quả hơn. Hơn nữa, phản hồi làm tăng sự tương tác giữa các thành viên trong nhóm, khuyến khích tinh thần hợp tác để đạt được mục tiêu chung.
Thời điểm “lý tưởng” để đưa ra phản hồi
Thời điểm “vàng” để cung cấp phản hồi là ngay sau hành động, khi sự kiện còn mới đối với cả người nói và người nhận. Tuy nhiên, trong một số trường hợp (ví dụ người nhận đang có tâm trạng không vui…), bạn nên đợi cho tình hình “hạ hỏa” rồi mới đưa ra phản hồi.
Lưu ý: Tùy từng trường hợp mà bạn nên sắp xếp lại suy nghĩ, câu từ, ngữ điệu để có cách ứng phó tốt nhất.
Chìa khóa để đưa ra phản hồi thông minh và tinh tế trong khi giao tiếp
Để ứng phó một cách tinh tế, hãy lựa chọn kỹ năng ứng phó phù hợp với từng ngữ cảnh giao tiếp. Trước khi đưa ra nhận xét khách quan, bạn nên căn cứ vào hành vi cụ thể, quan sát tỉ mỉ và lắng nghe cẩn thận. Đồng thời, bạn không nên áp đặt, suy luận hoặc đánh giá các hành động quan sát được dựa trên các tiêu chuẩn cá nhân.
Bạn nên chọn không gian thích hợp cho cuộc trò chuyện để kỹ năng phản hồi của bạn được tối ưu và lịch sự. Ví dụ, khi đưa ra nhận xét cá nhân, bạn nên chọn một không gian riêng tư hơn là một nơi đông đúc.
Bởi vì phản hồi thường mang tính hỗ trợ cho người nhận, nên bạn phải lưu ý đến tác động của nhận xét đối với họ. Bạn nên nhận thức được giọng điệu, âm sắc, cách diễn đạt hoặc quan điểm của chính mình.
Tìm hiểu cách đưa ra và nhận phản hồi trong huấn luyện.
Tổng quan về kỹ năng phản hồi huấn luyện
Mục tiêu của huấn luyện kỹ năng phản hồi là hỗ trợ nhân viên định hướng chính xác hành động và nỗ lực trong công việc. Bởi vì hầu hết các nhà lãnh đạo đều hiểu giá trị của huấn luyện để thành công trong kinh doanh.
Tuy nhiên, để việc đào tạo có hiệu quả, người lãnh đạo phải đưa ra những phản hồi cả tích cực và tiêu cực cho nhân viên của mình để họ thay đổi hoặc thăng tiến. Kỹ năng phản hồi tích cực trong huấn luyện được coi là “chất xúc tác” tuyệt vời để nâng cao tinh thần làm việc của nhân viên. Nhân viên sẽ phát huy tối đa khả năng của mình và cải thiện hiệu quả các khuyết điểm nếu chúng được sử dụng đúng cách.
Ứng dụng của mô hình OILS
Mô hình này được sử dụng rộng rãi trong huấn luyện để hỗ trợ các nhà quản lý hiểu và cung cấp phản hồi chính xác cho nhân viên. OILS được tạo thành từ các thành phần sau:
- Observation (quan sát): Nhà lãnh đạo phải quan sát cẩn thận và tinh tế những thay đổi trong hành động hoặc cảm xúc của nhân viên. Bởi vì đây có thể là một dấu hiệu của những điều sắp tới.
- Implication(hàm ý): Các nhà quản lý phải hiểu ý nghĩa của các hành động và mối quan hệ của nhân viên để cung cấp phản hồi phù hợp trong huấn luyện.
- Listening (lắng nghe): Mục đích giúp bạn hiểu rõ hơn về nhân viên của mình. Cố gắng lắng nghe và hiểu những gì họ đang nói.
- Suggestion (gợi ý): Trao đổi và ghi nhận quan điểm của nhân viên trong giai đoạn này. Ngoài ra, hãy cảm ơn họ vì những đóng góp của họ và suy nghĩ về cách sử dụng phản hồi trong quá trình huấn luyện.
Các quy tắc cần tuân theo khi cung cấp phản hồi trong huấn luyện
- Tập trung nhìn nhận thực tế hơn là cá nhân hóa vấn đề: Bằng cách tuân theo quy tắc này, bạn sẽ giảm bớt xu hướng đổ lỗi và thay vào đó nuôi dưỡng tinh thần hợp tác giữa hai bên. Khi đưa ra nhận xét trong những tình huống nhạy cảm, nên dùng từ “tôi” để khách quan và tạo điều kiện cho nhân viên được bày tỏ ý kiến của mình.
- Tôn trọng và quan tâm đến đối phương: Nhân viên chỉ có thể phát huy tiềm năng và nỗ lực của mình trong công việc nếu họ hiểu được giá trị của bản thân và giá trị đối với công ty. Điều quan trọng đối với một nhà lãnh đạo là cung cấp phản hồi tích cực và động viên nhân viên. Đừng ngại nói “Thank You” để bày tỏ lòng biết ơn đối với những đóng góp của nhân viên cho công ty.
- Đưa ra yêu cầu thay vì mệnh lệnh: Kỹ thuật phản hồi tích cực trong huấn luyện hiệu quả yêu cầu bạn đưa ra yêu cầu và khuyến nghị hơn là mệnh lệnh. Vì đó là điều bạn muốn làm nên hành động tự nguyện sẽ hiệu quả hơn.
Thực hành kỹ năng phản hồi
Phản hồi tích cực cải thiện hiệu suất của nhân viên, rút ngắn con đường dẫn đến thành công và thúc đẩy văn hóa tổ chức tích cực. Tuy nhiên, trên thực tế, không phải nhà quản lý nào cũng biết cách đưa ra phản hồi tích cực. Cùng Where S xem những áp dụng cho một số tình huống trong thế giới thực:
- Cho phép phản hồi mang tính xây dựng hơn là chỉ trích.
“Tôi lo lắng về tiến độ của dự án; tôi có thể làm gì để hỗ trợ bạn hoàn thành công việc đúng hạn?”
- Lắng nghe và hỏi han để nhân viên cảm thấy được tôn trọng.
“Bạn cảm thấy thế nào về chiến lược này? Bạn có bất cứ đề nghị để giúp chúng tôi hoàn thành dự án thành công? ”
- Đưa ra khuyến nghị, đề xuất
“Tôi tin rằng chúng ta nên thực hiện dự án này theo hướng…”
- Nói lời cảm ơn có thể giúp thúc đẩy nhân viên.
“Cả tôi và công ty đều biết ơn những đóng góp tích cực của bạn cho dự án. Khách hàng đã nói rằng sự hỗ trợ của bạn đã cải thiện đáng kể hiệu suất bán hàng của họ.”
Hi vọng bài viết trước đã hỗ trợ bạn tổng hợp kiến thức về kỹ năng phản hồi trong giao tiếp và huấn luyện.
