Hiệu quả công việc bị ảnh hưởng trực tiếp bởi cách phân bổ và sử dụng thời gian. Where S sẽ “bật mí” những điều hữu ích giúp bạn cải thiện kỹ năng quản lý thời gian của mình trong bài viết dưới đây.
Khả năng quản lý thời gian là gì?
Quản lý thời gian là quá trình lập kế hoạch và tổ chức từng hoạt động cụ thể và chi tiết trong một khoảng thời gian cụ thể. Điều này cho phép bạn phân bổ thời gian cho các nhiệm vụ một cách hợp lý và hiệu quả hơn.
Tầm quan trọng của khả năng quản lý thời gian
Biết cách quản lý thời gian sẽ giúp bạn sắp xếp và ưu tiên công việc của mình. Sau đó, tập trung giải quyết, xử lý những vấn đề bức xúc hơn, hạn chế tình trạng “nước đến chân mới nhảy”, nâng cao hiệu quả công việc. Tại thời điểm này, bạn có thể giảm bớt áp lực của “thời hạn” và dành nhiều thời gian hơn để phát triển bản thân. Hơn nữa, có kỹ năng quản lý thời gian tốt sẽ giúp bạn loại bỏ dần những hành vi tiêu cực như trì hoãn. Đồng thời, tăng động lực để hoàn thành các dự án có kế hoạch, mục tiêu và thời gian cụ thể.
Phương pháp quản lý thời gian hiệu quả nhất
Xác định các yếu tố ảnh hưởng đến khả năng quản lý thời gian.
Nhận thức được vấn đề quản lý thời gian sẽ giúp bạn tìm ra giải pháp và cải thiện kỹ năng này nhanh chóng và hiệu quả hơn. Một số yếu tố chủ quan và khách quan mà ai cũng gặp phải trong quá trình quản lý thời gian như sau:
- Không có kế hoạch phát triển bản thân trong tương lai.
- Sử dụng internet/điện thoại thông minh cho mục đích giải trí lâu hơn mức cần thiết.
- Suy nghĩ tiêu cực, cảm thấy mệt mỏi và lười biếng.
- Thiếu đam mê nơi làm việc và tinh thần học hỏi.
- Trong cuộc sống, có những rủi ro khách quan.
3 gợi ý giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả
Quản lý thời gian bằng nguyên tắc SMART
SMART (nguyên tắc thông minh) là phương pháp xác định mục tiêu tương lai. Từ đó, bạn sẽ đánh giá khả năng của bản thân và đưa ra chiến lược để đạt được mục tiêu. Nguyên tắc này bao gồm năm thành phần:
*Bước 1: S (Specific) – Cụ thể hóa mục tiêu.
Trả lời các câu hỏi sau để giúp bạn viết ra các mục tiêu hàng ngày và hàng tuần của mình:
Mục tiêu là gì? Kết quả nào được mong đợi?
Bạn nên tập trung vào điều gì khi thiết lập mục tiêu?
Khi nào nên đạt được mục tiêu? Bạn đồng hành của bạn là ai?
*Bước 2: M (Measurable) – Xác định mục tiêu.
Tiếp theo bước 1, bạn sẽ có một danh sách các nhiệm vụ và mục tiêu cụ thể cần hoàn thành. Gắn những mục tiêu này với những con số cụ thể, có thể định lượng để quản lý thời gian của bạn tốt hơn. Điều này sẽ cho phép bạn xác định xem bạn đã đạt được mục tiêu của mình hay chưa.
*Bước 3: A (Achievable) – Xác định tính khả thi
Nó có thực sự khả thi cho tuần này không, với mục tiêu đã đặt ra trong ngày? Nếu bạn đã cố gắng hết sức và dành nhiều thời gian nhất có thể nhưng vẫn không thể hoàn thành mục tiêu vì những lý do khách quan, bạn nên tìm cách điều chỉnh và thay đổi mục tiêu.
R (Relevant) – Xác định mức độ liên quan.
Các mục tiêu bạn đặt ra có thực sự phù hợp và chúng có giúp bạn đạt được các mục tiêu dài hạn hơn, chẳng hạn như hàng tháng, hàng quý, hàng năm, v.v. không? Các mục tiêu không phù hợp hoặc không liên quan nên bị xóa khỏi danh sách mục tiêu của bạn.
*Bước 5: T (Time Bound) – Giới hạn thời gian hoàn thành
Thay vì đặt mục tiêu mà bạn sẽ không làm việc chăm chỉ để đạt được, hãy đặt khung thời gian cụ thể và làm việc chăm chỉ để đạt được chúng.
Sắp xếp công việc của bạn theo mức độ ưu tiên.
Xem xét mức độ công việc của bạn khi sắp xếp thứ tự ưu tiên, sau đó lên kế hoạch phù hợp:
Làm điều đó càng sớm càng tốt bởi vì nó là khẩn cấp và quan trọng.
Quan trọng nhưng không khẩn cấp: lập kế hoạch cho các bước tiếp theo của bạn.
Khẩn cấp nhưng không quan trọng: tìm kiếm sự trợ giúp từ những người khác.
Không quan trọng hoặc khẩn cấp: cuối cùng trong lịch trình làm việc.
Lập kế hoạch làm việc chi tiết.
Bạn nên có một kế hoạch cụ thể, hoàn thành với các mục tiêu. Với các kế hoạch sẵn có, bạn nên tập trung cao độ vào việc hoàn thành nhiệm vụ trong thời gian quy định. Một kế hoạch làm việc cụ thể sẽ giúp bạn không bỏ sót bất kỳ nhiệm vụ nhỏ nào trong chuỗi công việc mà bạn phải hoàn thành trong tương lai.
Where S vừa “bật mí” 3 bí quyết giúp bạn cải thiện kỹ năng quản lý thời gian của mình. Đây chính là chìa khóa mà chúng tôi muốn chia sẻ với bạn để bạn đạt được thành công trong cuộc sống.