Bên cạnh chuyên môn nghiệp vụ, “nghệ thuật” giao tiếp thông minh khi thương lượng đàm phán sẽ giúp mọi người đạt được mục tiêu và hoàn thành kế hoạch đã đề ra. Vậy làm sao để trở thành người giao tiếp trong kinh doanh giỏi? Tham khảo ngay 9 nguyên tắc được đề cập trong bài viết sau!
Khái niệm giao tiếp trong kinh doanh
Giao tiếp trong kinh doanh được hiểu là quá trình tiếp xúc, trao đổi giữa các cá nhân, đơn vị để truyền đạt thông tin, thông điệp cần thiết. Đồng thời, bạn sẽ nhận lại các phản hồi để đạt được các mục đích nhất định.
Hoạt động giao tiếp trong kinh doanh rất đa dạng, bao gồm: hội họp, đàm phán, tiếp khách, tiếp xúc với báo chí, giao tiếp thông qua các phương tiện khác như thư từ, điện thoại, văn bản… Mỗi một hình thức giao tiếp sẽ có những cách thức khác nhau. Tuy nhiên, đặc điểm chung của hoạt động giao tiếp trong kinh doanh gồm 4 yếu tố sau:
- Hoạt động mang tính nhận thức cao, mỗi cá nhân tham gia đều nhận thức được mục đích, nhiệm vụ, tiến trình và nội dung giao tiếp.
- Giúp thông tin truyền đến nhiều người một cách nhất quán.
- Bao gồm nhiều thành phần tham gia, mang tính xã hội như đồng nghiệp trong công ty, cấp trên và cấp dưới, doanh nghiệp với đối tác…
- Mỗi cá nhân tham gia giao tiếp đều có thể lan truyền cảm xúc và tâm trạng khác nhau đến mọi người.
>> Xem thêm:
- Khám phá kỹ năng đọc hiểu văn bản trong đời sống và giáo dục
- Bật mí 8 kỹ năng giao tiếp trong kinh doanh giúp bạn thành công
Tầm quan trọng của việc giao tiếp trong kinh doanh
Nâng cao sự tương tác trong đội ngũ nhân viên
Đối với một doanh nghiệp, để phát triển bền vững thì giao tiếp chính là một trong những yếu tố vô cùng quan trọng. Khi nhân viên sẵn sàng chia sẻ khó khăn, trở ngại hay kiến thức hữu ích thì quá trình quản lý của doanh nghiệp sẽ thuận lợi hơn rất nhiều. Đây cũng là nền tảng vững chắc để phát triển đội ngũ cũng như nâng cao sự gắn kết giữa các cá nhân trong một tập thể.
Tăng năng suất làm việc
Khi thông tin được chia sẻ đầy đủ, chính xác, đội ngũ nhân sự liên quan sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian để tìm hiểu và tập trung vào quá trình triển khai. Ngoài ra, khi nhân viên chủ động giao tiếp với nhau, các vướng mắc sẽ nhanh chóng được tháo gỡ. Đây đều là những yếu tố cần thiết để tăng năng suất làm việc trong bất kỳ doanh nghiệp nào.
Tăng cường sự hài lòng của khách hàng
Giao tiếp trong kinh doanh bao gồm cả hoạt động đối ngoại, tức là giao tiếp với khách hàng, đối tác… Đội ngũ nhân viên được rèn luyện kỹ năng giao tiếp bài bản sẽ biết cách xử lý nhiều tình huống khác nhau, mang đến sự hài lòng, tin tưởng từ phía khách hàng. Điều này cũng giúp doanh nghiệp thuận lợi hơn trong việc chăm sóc và làm hài lòng khách hàng, giữ họ gắn bó lâu dài hơn.
>> Xem thêm: Khám phá năng lực bản thân để thành công hơn, bạn đã biết?
9 kỹ năng/nguyên tắc giao tiếp trong kinh doanh mang lại hiệu quả cao
Sử dụng ngôn ngữ cơ thể khi giao tiếp trong kinh doanh
Giao tiếp là sự kết hợp giữa lời nói và hành động. Do đó, để rèn luyện kỹ năng giao tiếp, bạn còn cần chú trọng đến các yếu tố phi ngôn ngữ như hành động, biểu cảm… Trong các sự kiện quan trọng như đàm phán thì yếu tố này lại càng cần thiết hơn.
Vậy nên, trong bất kỳ hoạt động giao tiếp nào, bạn cũng cần chú ý phong thái, cách ăn mặc, cử chỉ tay chân… Hãy cố gắng hết sức có thể để người đối diện có thiện cảm với bạn ngay từ đầu. Có như vậy thì quá trình trao đổi mới diễn ra thuận lợi như mong muốn được.
Lắng nghe và thể hiện sự tôn trọng
Lắng nghe chủ động là một phần quan trọng giúp bạn giao tiếp hiệu quả, đặc biệt là trong kinh doanh. Bạn cần biết cách lắng nghe, hiểu được thông điệp mà người khác muốn truyền tải cũng như nắm bắt được các thông tin cần thiết.
Ngoài ra, kỹ năng lắng nghe cũng là cách tinh tế thể hiện sự tôn trọng đối phương. Bạn nên tập trung chú ý vào những điều họ chia sẻ, không thể hiện những hành động, lời nói gây xao nhãng. Điều này sẽ giúp bạn để lại ấn tượng tốt đẹp trong mắt người khác, mang đến nhiều cơ hội tốt hơn về sau.
Phong thái tự tin, thân thiện và cởi mở
Tự tin trong giao tiếp không chỉ là yếu tố giúp người khác tôn trọng bạn mà còn giúp bạn tạo nên sự thu hút. Điều này sẽ giúp bạn dễ dàng bày tỏ quan điểm trong các cuộc trò chuyện, lời nói cũng vì thế mà có trọng lượng hơn.
Tuy nhiên, bạn cũng cần thể hiện sự thân thiện và cởi mở để tạo mối quan hệ tốt đẹp hơn với mọi người. Hãy luôn bắt đầu câu chuyện bằng một nụ cười và chủ động chào hỏi, dù bạn đang ở vị trí nào đi nữa. Tất cả những yếu tố này sẽ góp phần giúp bạn xây dựng hình ảnh cá nhân hoàn thiện hơn.
Ngôn từ chính xác, chuẩn mực khi giao tiếp trong kinh doanh
Khi giao tiếp trong kinh doanh, bạn cần chú ý về việc đối tượng giao tiếp của mình là ai để chọn ngôn từ cho phù hợp, tránh gây ra các hiểu lầm không đáng có. Yếu tố này đặc biệt quan trọng khi bạn tham gia vào các cuộc đàm phán. Bạn nên biết đâu là thời điểm nên phát biểu và khi nào không nên. Hãy lựa chọn từ ngữ cẩn trọng và đi vào trọng tâm vấn đề.
Làm chủ cảm xúc và kiên định với quan điểm
Đối với người làm kinh doanh, kỹ năng giao tiếp quan trọng nhất là biết cách làm chủ cảm xúc của mình. Trong bất kỳ tình huống nào, bạn không nên để cảm xúc làm ảnh hưởng đến các quyết định của mình, đặc biệt là khi giận dữ. Bởi một số trường hợp sẽ để lại hậu quả khó lường.
Bên cạnh đó, bạn cũng cần học cách bảo vệ và kiên định với quan điểm của bản thân nếu đó là lựa chọn đúng đắn. Đây là điều hết sức cần thiết để đảm bảo quyền lợi cho doanh nghiệp trong các cuộc đàm phán.
Chuẩn bị kỹ trước buổi thảo luận
Trong bất kỳ cuộc gặp gỡ nào, chuẩn bị tốt đôi khi có thể quyết định đến 50% thành công. Dù đối tác quen hay lạ, việc chuẩn bị không bao giờ là thừa. Khi thực hiện điều này, bạn sẽ có cái nhìn toàn cảnh của buổi thảo luận, nắm được những thông tin cần thiết để tăng sự tự tin và khả năng thành công. Bên cạnh đó, chắc chắn bạn cũng sẽ được đánh giá cao nhờ sự chuyên nghiệp của mình.
Biết cách đặt câu hỏi và đưa ra lời khuyên đúng lúc
Việc đặt câu hỏi trong giao tiếp là cần thiết để khai thác thông tin và kéo dài câu chuyện. Tuy nhiên, đặt câu hỏi gì, vào thời điểm nào không phải là điều dễ dàng. Có những câu hỏi khiến người nghe không muốn trả lời, làm gián đoạn mạch câu chuyện. Chính vì vậy, muốn rèn luyện kỹ năng giao tiếp trong kinh doanh, bạn cũng cần phải học cách đặt câu hỏi sao cho phù hợp.
Bên cạnh đó, bạn cũng cần chú ý đến nội dung mà đối phương muốn truyền tải, hiểu rõ những gì họ đã trao đổi và đưa ra lời khuyên, nhận định phù hợp.
Rèn luyện kỹ năng tranh luận
Đối với các hoạt động giao tiếp trong kinh doanh, tranh luận là một phần không thể thiếu để tìm ra các giải pháp thỏa đáng, giúp công việc tiến triển tốt hơn. Tuy nhiên, các cuộc tranh luận nếu không kiểm soát tốt rất dễ khiến các mối quan hệ bị rạn nứt.
Do đó, bạn hãy trang bị cho mình kiến thức đa dạng ở nhiều lĩnh vực, sự bình tĩnh, khách quan để có thể tham gia cuộc tranh luận theo hướng xây dựng, mang lại giá trị cho doanh nghiệp.
Thể hiện sự đồng cảm và hòa giải đúng lúc
Trong kinh doanh, các vấn đề làm nảy sinh mâu thuẫn không hề hiếm gặp, đặc biệt là khi liên quan đến lợi ích. Chính vì vậy, người nắm giữ vị trí càng cao thì lại càng chú trọng đến việc hòa giải cũng như thể hiện sự đồng cảm đúng lúc để tăng cường đoàn kết nội bộ. Ngoài ra, yếu tố này cũng rất cần thiết trong các cuộc đàm phán, đặc biệt là khi cần giải quyết công việc với đối tác và khách hàng.
Kỹ năng giao tiếp trong kinh doanh đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc thiết lập mối quan hệ cũng như góp phần vào sự phát triển chung của tổ chức. Hơn ai hết, Where S hiểu rất rõ tầm quan trọng của những kỹ năng mềm này trong cuộc sống và công việc.
