Đối với người làm việc ở các vị trí như sale, tư vấn bán hàng thì kỹ năng giao tiếp với khách hàng là một trong những yếu tố đầu tiên cần trau dồi. Đây là một quá trình học hỏi, tích lũy và rèn luyện thường xuyên để có thể phát triển lâu dài trong công việc. Vậy kỹ năng giao tiếp với khách hàng bao gồm những yếu tố quan trọng nào? Where S sẽ chia sẻ cùng bạn trong bài viết dưới đây. 

Kỹ năng giao tiếp với khách hàng là gì?

Khác với giao tiếp thông thường, kỹ năng giao tiếp với khách hàng là toàn bộ quá trình tương tác nhằm phát triển mối liên kết chặt chẽ với khách hàng, giải quyết những vấn đề còn tồn tại và đạt được mục tiêu đề ra. Điều này đòi hỏi bạn cần phải có một chiến lược giao tiếp trong kinh doanh chuyên nghiệp và phù hợp nhằm thu hút, giữ chân khách hàng, tăng tính tương tác và cá nhân hóa giữa các bên liên quan.

Đối với những người đang hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh, việc rèn luyện kỹ năng giao tiếp với khách hàng đóng vai trò vô cùng quan trọng. Cụ thể như sau:

Giúp nắm bắt đúng, đầy đủ và chính xác nhu cầu khách hàng: Đây là một trong những tiền đề quan trọng để biết khách hàng đang cần gì và tìm cách đáp ứng phù hợp. Đồng thời việc này cũng góp phần tăng cường sự tin cậy, lòng trung thành của khách hàng đối với doanh nghiệp.

Tăng doanh số bán hàng: Dù kinh doanh ở lĩnh vực nào thì quá trình bán hàng vẫn luôn bắt đầu bằng việc giao tiếp với khách hàng. Đây là bước không thể thiếu để nắm bắt nhu cầu cũng như thuyết phục khách hàng lựa chọn sản phẩm doanh nghiệp đang cung cấp. Nhờ kỹ năng giao tiếp hiệu quả, bạn có thể tạo được sự tin tưởng từ khách hàng, từ đó thúc đẩy họ đi đến quyết định mua sắm cũng như đặt nền tảng cho mối quan hệ lâu dài về sau.

Tăng khả năng thích ứng trước những thay đổi từ khách hàng, thị trường: Nhu cầu của khách hàng sẽ thay đổi thường xuyên. Tuy nhiên, nếu rèn luyện được kỹ năng giao tiếp với khách hàng hiệu quả, bạn có thể nắm bắt những thay đổi này nhanh chóng hơn, kịp thời đưa ra những điều chỉnh phù hợp để đảm bảo hiệu quả kinh doanh như mong đợi.

Tạo mối liên kết bền vững với khách hàng: Để duy trì một mức doanh thu ổn định, doanh nghiệp cần duy trì liên kết với khách hàng, biến họ thành khách hàng thân thiết. Trong đó, kỹ năng giao tiếp chính là yếu tố then chốt, giúp khách hàng luôn ghi nhớ và lựa chọn sản phẩm của doanh nghiệp khi có nhu cầu.

>> Xem thêm:

• 8 Kỹ năng thuyết phục khách hàng thành công
• 8 Kỹ năng đàm phán thương lượng giúp bạn thành công trong mọi cuộc giao dịch

 6 Kỹ năng giao tiếp với khách hàng chuyên nghiệp, hiệu quả

Để rèn luyện kỹ năng giao tiếp với khách hàng hiệu quả, bạn nên bắt đầu bằng những yếu tố sau:

Vui vẻ, thân thiện

Ngay cả trong quá trình giao tiếp thông thường, người vui vẻ, thân thiện sẽ luôn dễ dàng tạo ấn tượng tốt với mọi người xung quanh. Do đó, để rèn luyện kỹ năng giao tiếp với khách hàng, đây là yếu tố bạn nên chú trọng đầu tiên. Bạn hãy bắt đầu bằng một nụ cười tự tin, cởi mở và chủ động hỗ trợ khách hàng bằng sự nhiệt tình hết mức có thể. Những điều này có thể rất đơn giản nhưng lại có khả năng để lại một ấn tượng vô cùng tốt đẹp trong mắt khách hàng.

Nói “”không”” đúng cách

Hầu hết mọi người đều không muốn bị từ chối, do đó hãy tránh dùng từ “không” trong quá trình giao tiếp với khách hàng. Nếu trường hợp không có lựa chọn nào khác, hãy cố gắng diễn đạt theo cách tích cực để khách hàng dễ tiếp nhận hơn.

Bạn hãy nhớ rằng, cùng một nội dung hoặc kết quả nhưng nếu thay đổi cách diễn đạt có thể giúp người nghe có cảm nhận hoàn toàn khác. Vậy nên, hãy chú ý đến vấn đề này nếu bạn muốn nâng cao kỹ năng giao tiếp với khách hàng của mình.

Đảm bảo tính nhất quán

Tính nhất quán ở đây chính là cách bạn giao tiếp với khách hàng và thông điệp bạn muốn truyền tải. Ngay từ lần gặp gỡ đầu tiên, họ sẽ có những kỳ vọng nhất định đối với sản phẩm và doanh nghiệp. Do đó, nếu không nhất quán trong suốt những lần gặp gỡ sau, bạn có thể gây cho khách hàng cảm giác khó chịu hoặc nghiêm trọng hơn, họ có thể chọn đơn vị khác. 

Trong quá trình giao tiếp, hãy nghĩ đến giá trị thương hiệu, ấn tượng mà bạn muốn để lại trong mắt khách hàng… và duy trì liên tục cho những lần gặp gỡ sau đó.

Ngắn gọn và súc tích

Không phải khách hàng nào cũng có đủ thời gian để nghe bạn trình bày. Do đó, cách tối ưu nhất vẫn là trao đổi một cách ngắn gọn, súc tích, đi thẳng vào vấn đề. Đây là một trong những yếu tố cần thiết để hoàn thiện kỹ năng giao tiếp với khách hàng dù bạn đang làm việc trong lĩnh vực nào đi nữa.

Giao tiếp “”không lời””

Trong nhiều trường hợp, giao tiếp “không lời” cũng quan trọng không kém những hình thức khác. Do đó, bạn hãy chú ý đến biểu cảm, hành động, cách thể hiện bản thân trong quá trình trao đổi với khách hàng. Trong đó, kiểm soát tốt ngôn ngữ cơ thể và duy trì giao tiếp bằng mắt chính là 2 yếu tố bạn cần chú ý trong quá trình giao tiếp.

Đặt câu hỏi khi cần thiết

Việc đặt câu hỏi phù hợp không chỉ giúp bạn khai thác đầy đủ các nhu cầu, mong muốn của khách hàng mà còn thể hiện sự quan tâm, lắng nghe trong quá trình giao tiếp. Do đó, bạn cần chú ý đến yếu tố này nếu muốn việc giao tiếp đạt hiệu quả như mong đợi.

Kỹ năng giao tiếp với khách hàng qua điện thoại

Ngoài tương tác trực tiếp, kỹ năng giao tiếp với khách hàng qua điện thoại cũng là yếu tố mà bất kỳ người làm kinh doanh nào cũng cần chú ý. Trong đó, 3 điểm ưu tiên hàng đầu mà bạn cần chú trọng gồm:

Giọng điệu tích cực khi giao tiếp với khách hàng

Nếu như trong giao tiếp trực tiếp, bạn có thể tạo ấn tượng tốt đẹp với khách hàng thông qua nhiều yếu tố khác nhau như nụ cười, hành vi… thì khi tương tác qua điện thoại, mọi thứ đều chỉ có thể được thể hiện thông qua lời nói. Do đó, bạn hãy cố gắng duy trì giọng điệu tích cực khi nói chuyện với khách hàng. Điều này sẽ giúp khách hàng có ấn tượng tốt và thoải mái hơn trong việc chia sẻ các thông tin cần thiết với bạn. Ngoài ra, hãy chú ý kiểm soát tốc độ nói sao cho phù hợp để khách hàng có thể nghe đúng và đầy đủ những điều bạn trình bày. 

Giọng nói dễ nghe, to và rõ ràng

Trong quá trình trò chuyện qua điện thoại với khách hàng, hãy cố gắng phát âm thật rõ ràng với âm lượng phù hợp để người nghe có thể hiểu đúng những gì bạn muốn truyền tải. Để làm được điều này, đầu tiên bạn cần sử dụng những từ ngữ đơn giản, dễ hiểu, không lạm dụng những thuật ngữ chuyên ngành. Ngoài ra, hãy hạn chế dùng những phụ từ hoặc im lặng quá lâu khiến cuộc trò chuyện bị gián đoạn. Đây là kỹ năng giao tiếp với khách hàng cơ bản nhưng rất quan trọng nếu bạn muốn duy trì một cuộc trò chuyện hiệu quả, đạt được mục tiêu mình đề ra.

Thể hiện sự chân thành

Dù trò chuyện trực tiếp hay qua điện thoại, khách hàng vẫn có thể cảm nhận được sự chân thành từ bạn. Vậy nên, hãy bắt đầu quá trình giao tiếp bằng lời chào hỏi thật lòng thay vì những nội dung theo một kịch bản cho trước. Dù bạn ở vai trò nào đi nữa, hãy thể hiện bản thân luôn sẵn sàng để giúp đỡ, cung cấp thông tin chính xác và tích cực để mang lại sự hài lòng cho khách hàng.

Trên đây là những yếu tố căn bản để rèn luyện kỹ năng giao tiếp với khách hàng. Muốn trở thành một người giao tiếp giỏi, bạn cần dành thời gian trau dồi, thực hành thông qua va chạm thực tế.