Người có kỹ năng xử lý tình huống tốt sẽ luôn biết cách kiểm soát các vấn đề trong giao tiếp hiệu quả, mang lại thiện cảm cho người khác cũng như thành công hơn trong công việc. Tham khảo ngay 8 kỹ năng xử lý tình huống đơn giản nhưng vô cùng thông minh sau đây nếu bạn muốn trở thành một người giao tiếp giỏi!
Kỹ năng xử lý tình huống là gì?
Kỹ năng xử lý tình huống là khả năng phân tích, đánh giá vấn đề một cách toàn diện. Trên cơ sở đó, đưa ra những phương án, cách giải quyết vấn đề phù hợp nhất trong điều kiện cho phép.
Trong cuộc sống hay công việc, mỗi người đều cần trang bị cho mình kỹ năng xử lý tình huống để luôn chủ động trước mọi vấn đề xảy ra. Đây cũng được xem là chìa khóa dẫn đến thành công, là thước đo sự khôn khéo, tinh tế, nhạy bén của mỗi người. Chính vì vậy, việc rèn luyện và nâng cao kỹ năng này là yếu tố vô cùng quan trọng, làm tiền đề cho nhiều kỹ năng khác trong công việc cũng như cuộc sống.
>> Tổng hợp 7 kỹ năng phát triển bản thân giúp bạn thành công
Cách xử lý tình huống tinh tế, thông minh khi giao tiếp
Mỗi vấn đề, mỗi sự việc đều có những cách giải quyết khác nhau. Để đưa ra những quyết định phù hợp cho trong tình huống khác nhau, bạn có thể tham khảo những gợi ý sau đây:
“Lạt mềm buộc chặt” – mềm mỏng trong giao tiếp
Đây là một câu nói rất phổ biến, hàm ý về nguyên tắc ứng xử nhẹ nhàng trong giao tiếp để tạo sự gắn kết, tránh ảnh hưởng đến mối quan hệ giữa con người với nhau. Mặc dù câu nói này đã có từ rất lâu nhưng vẫn chứng tỏ được sự đúng đắn trong nhiều tình huống, đặc biệt là mối quan hệ trong gia đình.
>> Giao tiếp với khách hàng là gì? Tầm quan trọng của kỹ năng giao tiếp với khách hàng
Trực tiếp xử lý tình huống
Trong một số tình huống giao tiếp, đi thẳng vào vấn đề là cách đơn giản nhưng hiệu quả để tạo sự tin tưởng, thể hiện thái độ chân thành, đặc biệt khi bạn là người gây ra lỗi lầm.
Tận dụng sức mạnh tập thể
Trong những tình huống bạn cảm thấy không đủ khả năng để tự xử lý, hãy đưa ra những lý do phù hợp để tìm kiếm đồng minh cho mình. Kỹ năng xử lý tình huống này sẽ giúp bạn giải quyết mọi việc nhanh chóng hơn dựa trên sức mạnh của tập thể.
Dùng hành động để thuyết phục
Không phải trường hợp nào bạn cũng có thể thuyết phục người khác bằng lời nói. Thay vào đó, hãy dùng hành động để chứng minh, làm tăng thêm giá trị cho điều bạn muốn hướng đến.
Áp dụng truyện ngụ ngôn
Kỹ năng xử lý tình huống này thường được áp dụng khi bạn không thể bày tỏ trực tiếp điều muốn nói với người khác. Thay vào đó, hãy tận dụng những câu chuyện ngụ ngôn có nội dung tương tự, giúp người nghe hiểu được ý bạn muốn truyền đạt. Tuy nhiên, cách này không phải lúc nào cũng hiệu quả, đặc biệt là với những người không đủ khả năng để tiếp nhận thông điệp từ câu chuyện.
Lật ngược tình thế – “Chuyển bại thành thắng”
Ngay cả khi bạn đang ở thế yếu hơn, hoàn toàn có thể áp dụng cách “chuyển bại thành thắng” thông qua việc tìm hiểu kỹ hơn về đối phương, duy trì sự bình tĩnh cần thiết. Bởi thông thường, những người quá tự tin sẽ thường để lộ những sơ hở bất ngờ. Bạn hãy tận dụng để lật ngược tình thế vào phút cuối.
Sử dụng các yếu tố hài hước
Trong rất nhiều tình huống, việc đưa các yếu tố hài hước vào đúng lúc sẽ giúp vấn đề trở nên nhẹ nhàng, tránh phát sinh các xung đột không cần thiết. Tuy nhiên, để áp dụng kỹ năng xử lý tình huống này, bạn cần có khả năng quan sát, nhận định tình hình sắc bén để thêm các câu nói hài hước vào đúng lúc, đúng chỗ.
Phản bác lại một cách tinh tế
Kỹ năng xử lý tình huống theo cách phản bác tinh tế là việc lựa chọn đúng thời điểm để đưa ra các phản hồi, giúp người nghe nhìn nhận đúng vấn đề. Bạn có thể bắt đầu bằng việc tán đồng với những ý đúng mà họ đưa ra, sau đó mới đề cập đến những yếu tố chưa phù hợp. Bằng cách này, người nghe sẽ dễ dàng tiếp thu hơn thay vì tạo nên tranh cãi không cần thiết.
>> 8 Kỹ năng đàm phán thương lượng giúp bạn thành công trong mọi cuộc giao dịch
Áp dụng kỹ năng xử lý tình huống vào thực tiễn
Trong cuộc sống và công việc, rất nhiều trường hợp bạn cần vận dụng nhuần nhuyễn kỹ năng xử lý tình huống để khắc phục những vấn đề xảy ra. Một số trường hợp cụ thể bạn có thể tham khảo như:
- Xử lý khi khách hàng than phiền: Đối với người cung cấp sản phẩm, dịch vụ việc khách hàng than phiền rất phổ biến. Để khắc phục, bạn cần đặt mình vào vị trí của khách hàng, lắng nghe một cách chân thành và tìm hướng xử lý phù hợp để đảm bảo sự hài lòng cho cả đôi bên.
- Xử lý khi khách hàng cảm thấy nghi ngờ về chất lượng sản phẩm: Đối với trường hợp này, người có khả năng xử lý tình huống tốt sẽ đưa ra các câu hỏi phù hợp nhằm nắm rõ những hoài nghi của khách hàng. Trên cơ sở đó, bạn sẽ đưa ra các bằng chứng để chứng tỏ sản phẩm của mình chất lượng, tạo sự tin tưởng cho khách hàng.
- Xử lý vấn đề nội bộ: Đối với các vị trí lãnh đạo, xử lý các tranh cãi nội bộ là kỹ năng vô cùng quan trọng. Để giải quyết, bạn có thể dành thời gian tìm hiểu, trò chuyện với từng cá nhân để tìm ra vấn đề. Trên cơ sở đó, bạn sẽ đưa ra các đánh giá, quyết định phù hợp, hạn chế tối đa ảnh hưởng đến công việc chung.
>> 8 Kỹ năng thuyết phục khách hàng thành công cho dân sale
Rèn luyện kỹ năng xử lý tình huống là một quá trình tích lũy lâu dài, dựa trên những vấn đề mà mỗi người từng gặp.
