Làm việc nhóm hiệu quả góp phần nâng tầm phát triển của một tổ chức, tập thể. Ngoài ra, trong quá trình làm việc, bạn còn có thể nhận thấy được các ưu, khuyết điểm của bản thân và học hỏi được nhiều điều tốt đẹp hơn từ đồng đội. Vậy làm sao để rèn luyện tốt kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả? Cùng Where S tham khảo 7 phương pháp trong bài viết sau đây để góp phần cải thiện bản thân hơn!

Khái niệm kỹ năng làm việc nhóm là gì? 

Nhóm được hiểu là sự tập hợp của nhiều thành viên và có cùng mục đích chung để phát triển. Nhóm sẽ có số lượng từ 2 thành viên trở lên. 

Kỹ năng làm việc nhóm là việc sử dụng các kiến thức, khả năng để cùng làm việc với nhau nhằm hướng đến phát triển mục tiêu chung. Làm việc nhóm sẽ mang lại rất nhiều lợi ích cho cả cá nhân và tập thể như giảm tải được khối lượng công việc, bù đắp các khuyết điểm của nhau, nâng cao cảm hứng và sức sáng tạo,…

>> “Bật mí” 7 kỹ năng học tập hiệu quả mà bạn cần ghi nhớ

Tầm quan trọng của kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả

• Giúp quản lý và kiểm soát công việc tốt hơn.

Mỗi nhóm khi hoạt động thường có các quy định và phân chia công việc cụ thể. Các thành viên sẽ làm việc dựa trên sự sắp xếp đó. Như vậy, cá nhân và tập thể sẽ dễ dàng kiểm soát và hoàn thành tốt công việc của mình. 

• Tăng sức sáng tạo và ý tưởng đột phá.

Trong quá trình làm việc nhóm, các thành viên sẽ thường xuyên đóng góp ý kiến và nêu ra suy nghĩ riêng. Điều này giúp nguồn tin và ý tưởng sẽ dần trở nên phong phú. Nhiều sự sáng tạo mới lạ được nảy sinh từ quá trình làm việc nhóm. Nhóm cũng sẽ có lựa chọn tiềm năng hơn trước khi đưa ra phương án thực hiện cuối cùng. 

• Giảm tải áp lực, tăng năng suất và hiệu quả của công việc. 

Tầm quan trọng của làm việc nhóm là giúp công việc được hoàn thành một cách chất lượng và suôn sẻ trong thời gian ngắn. Bởi lúc này, khối lượng công việc cần giải quyết đã được chia nhỏ cho từng thành viên. Vì vậy, áp lực công việc cũng giảm đi và hiệu suất làm việc được tăng lên.

Mặt khác, với nhiều dự án, công việc có khối lượng việc cần giải quyết cao thì làm việc nhóm sẽ cho kết quả tốt và tiết kiệm thời gian hơn so với làm việc cá nhân. Đây cũng là một trong những lý do mà các doanh nghiệp rất ưa thích loại hình làm việc này.

>> 7 kỹ năng giải quyết xung đột hiệu quả trong công việc và cuộc sống

Nguyên nhân dẫn đến làm việc nhóm kém hiệu quả

Bên cạnh những lợi ích vẫn còn một số nguyên nhân khiến cho làm việc nhóm không được hiệu quả. Cụ thể như: 

• Giao tiếp không hiệu quả. 

Để cùng đạt được cùng một mục tiêu và quan điểm, nhóm cần phải có sự giao tiếp hiệu quả. Chẳng hạn như sẵn sàng trao đổi với nhau nhiều hơn, xem xét mọi ý kiến đề ra, giải quyết mâu thuẫn nhanh chóng hiệu quả,… Điều này giúp nhóm dễ dàng đạt được tiếng nói chung và làm việc có hiệu suất hơn. 

• Không cùng ý tưởng.

Một nhóm thường có nhiều thành viên, vì thế có rất nhiều quan điểm đối lập nhau. Đây chính là một nguyên nhân chủ yếu dẫn đến việc làm việc nhóm không hiệu quả. Do vậy cần có một ý tưởng thống nhất để bảo vệ sự hài hòa giữa các thành viên.

• Không có sự đồng nhất. 

Mỗi thành viên có thể đến từ vùng miền, có sự tiếp thu văn hóa và trình độ khác nhau. Vì vậy, bạn cần cân nhắc các điểm tương đồng và khác biệt từ nhiều yếu tố khác nhau. Từ đó tìm ra điểm chung để gắn kết các thành viên với nhau giúp dễ dàng giao tiếp và giảm xung đột hơn. 

• Cá nhân hóa công việc.

Mỗi thành viên trong nhóm thường sẽ cùng nhau làm việc để nâng cao năng suất công việc hơn. Tuy nhiên, nếu có người chỉ tập trung vào một công việc riêng của bản thân mà thiếu đi sự giúp đỡ, hỗ trợ cho đồng đội cũng khiến việc làm nhóm kém hiệu quả hơn. 

>> Hướng dẫn thực hành kỹ năng ứng phó với căng thẳng và quản lý cảm xúc

7 phương pháp giúp bạn làm việc nhóm hiệu quả hơn

Tuân thủ quy tắc: Lắng nghe, góp ý và tôn trọng

Lắng nghe là yếu tố giúp các thành viên trở nên thấu hiểu và gắn kết hơn. Khi đã cùng nhau hợp tác và làm việc, giữa các cá nhân cần biết tôn trọng, lắng nghe mọi quan điểm và ý kiến của nhau. Mỗi người đều có các thế mạnh và khuyết điểm riêng, đó là lý do vì sao chúng ta cần hợp sức để giải quyết công việc. Lắng nghe còn giúp bạn học hỏi thêm nhiều điều từ lối tư duy, các kiến thức mới mẻ và hữu ích từ đồng đội. Tôn trọng ý kiến của nhau để cùng giúp đỡ, sửa chữa và hoàn thiện công việc một cách tối ưu nhất. Khi đó, hiệu suất và kết quả khi hoàn thành công việc sẽ đạt được thành tích đáng kể. 

Tổ chức và phân công công việc rõ ràng

Khi làm việc nhóm luôn cần sự sự công bằng giữa các thành viên trọng việc tổ chức và phân công hợp lý. Điều này thuộc về trưởng nhóm, tuy vậy, chúng ta cũng cần hiểu biết để cùng nhau xây dựng và góp ý nếu trưởng nhóm đang điều hành không tốt.

Mỗi người trưởng nhóm luôn có nhiệm vụ phân chia nhiệm vụ đồng đều cho các thành viên. Ngoài ra, trưởng nhóm còn là người đại diện đứng ra giải quyết một số vấn đề phát sinh trong quá trình làm việc. Theo dõi quá trình làm việc một cách khách quan và minh bạch để công việc được giải quyết tốt hơn. 

Cách làm việc nhóm hiệu quả: Tinh thần trách nhiệm

Dù bạn đang ở vị trí hay làm công việc nào đều phải có trách nhiệm đối với nhiệm vụ đảm nhận. Có nghĩa là bạn phải hoàn thành đúng hạn được giao, tận tâm và kỹ lưỡng trong việc giải quyết vấn đề đó. Khi có bất cập hãy nhờ đến sự hỗ trợ của các thành viên khác hoặc trưởng nhóm.

Tích cực đóng góp ý kiến, năng nổ trong các buổi họp nhóm sẽ là một cách thể hiện sự tâm huyết của bạn. Ngoài ra, việc đúng giờ, không để các thành viên khác phải chờ đợi sẽ giúp năng suất công việc được tăng cao. Đồng thời điều đó cũng thể hiện sự tôn trọng của bạn đối với nhóm. Hãy thể hiện tinh thần trách nhiệm một cách tích cực sẽ giúp bạn nhận được sự thăng tiến trong công việc và các dự án khác. 

Khen ngợi với tinh thần tích cực

Hãy dành những lời động viên, khuyến khích cho sự nỗ lực và cố gắng của các thành viên trong nhóm. Điều này giúp họ sẽ cảm thấy thời gian và công sức mình bỏ ra được trân trọng, từ đó có thêm động lực để hoàn thành tốt nhiệm vụ. 

Chân thành góp ý và hỗ trợ chỉnh sửa sẽ có tác dụng tích cực hơn so với việc bắt lỗi họ. Mỗi thành viên đều cần sự cảm thông, cởi mở và giúp đỡ lẫn nhau để môi trường làm việc trở nên vui vẻ và hòa đồng. Từ đó công việc sẽ được hoàn thành nhanh chóng và hiệu quả hơn.

>> 4 Cách rèn luyện kỹ năng tranh biện hiệu quả

Cách làm việc nhóm hiệu quả: Phối hợp, hỗ trợ vì mục tiêu chung

Để quá trình làm việc nhóm trở nên hiệu quả hơn, các thành viên trong nhóm cần biết cách phối hợp và tương tác với nhau. Mỗi người đều có điểm mạnh và yếu riêng, vì vậy hãy cùng đóng góp, bổ trợ nhau để phát triển vì mục tiêu chung. Từ đó giúp nhóm tồn tại bền vững hơn trong cả công việc và cuộc sống.

Biết cách thuyết phục và mạnh dạn bày tỏ quan điểm

Khả năng thuyết phục rất quan trọng trong môi trường làm việc nhóm. Vì mỗi người sẽ có những quan điểm, ý kiến khác nhau. Nếu muốn người khác đồng tình và thực hiện theo kế hoạch của bạn thì việc thuyết phục bằng những cơ sở, lý luận phù hợp là yếu tố cần thiết. Sức thuyết phục ở đây bao gồm cả hành động, lời nói, thái độ và tính khả thi của ý kiến bạn đề ra.

Cách làm việc nhóm hiệu quả: Tư duy phản biện

Tư duy phản biện là quá trình tư duy để phân tích, đánh giá tình huống, vấn đề gặp phải ở nhiều khía cạnh khác nhau. Tư duy phản biện nhằm mục đích đánh giá lại tính chính xác cũng như làm sáng tỏ vấn đề đó.

Trong môi trường làm việc nhóm, tư duy phản biện sẽ giúp bạn nhận thấy được những thiếu sót trong ý tưởng và hướng đi của nhóm. Bên cạnh đó, kỹ năng này còn hỗ trợ bạn nhìn bao quát được vấn đề, hiểu được sự logic và gắn kết giữa các lập luận. Từ đó thuyết phục người nghe dễ dàng chấp thuận hơn về các ý tưởng và hướng đi mới khi bạn có ý tưởng muốn đề xuất. Bằng những lý lẽ và quan điểm mới lạ, đúng đắn, tư duy phản biện sẽ góp phần giúp bạn dễ dàng thăng tiến hơn trong công việc. 

>> Các mẹo giúp bạn rèn kỹ năng tranh biện giỏi

Các yếu tố tạo nên làm việc nhóm hiệu quả

Để làm việc nhóm hiệu quả, chúng ta cần dựa vào nhiều yếu tố, bao gồm chủ quan và khách quan.

Về yếu tố chủ quan bao gồm:

• Trình độ và sự hợp tác giữa các thành viên trong nhóm.
• Sự tuân thủ các quy chế, nguyên tắc và kỷ luật của nhóm.
• Khả năng điều hành của nhóm trưởng. 
• Mục tiêu, điểm mạnh và điểm yếu của nhóm

Một số yếu tố khách quan gồm:

• Quy mô nhóm.
• Điều kiện và môi trường làm việc.
• Sự đánh giá của tổ chức, doanh nghiệp. 

Như vậy với những chia sẻ về các kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả trên. Bạn hãy tham khảo và nắm rõ để vận dụng vào công việc dễ dàng hơn. Sở hữu kỹ năng làm việc nhóm còn giúp bạn có nhiều cơ hội thăng tiến hơn trong sự nghiệp.