Kỹ năng quản lý thời gian là cách sắp xếp, sử dụng thời gian một cách hiệu quả để nâng cao năng suất làm việc. Vậy làm sao để rèn luyện và áp dụng được loại kỹ năng này? Những mô hình quản lý thời gian hiệu quả nào thường được sử dụng? Cùng Where S khám phá câu trả lời trong bài viết dưới đây! 

Vì sao nên áp dụng các mô hình quản lý thời gian?

Quỹ thời gian được chia đều sẽ giúp công việc được giải quyết đúng thời điểm, đạt được hiệu quả cao hơn. Tuy nhiên, việc tự điều chỉnh và phân chia thời gian là không dễ dàng, vì vậy mô hình quản lý thời gian được nhiều người lựa chọn sử dụng. Cụ thể, nó mang lại một số lợi ích thiết thực như sau:

• Khi áp dụng một mô hình bất kỳ, bạn sẽ gia tăng được tính kỷ luật, tuân thủ mọi việc như kế hoạch đã đề ra. Từ đó, bạn có thể hoàn thành các nhiệm vụ đúng hạn với hiệu suất cao nhất.
• Thời gian được phân bổ hợp lý, giúp bạn thực hiện được nhiều việc trong 1 ngày hơn. 
• Giúp hình ảnh của bạn trở nên đẹp hơn trong mắt đồng nghiệp và cấp trên. Việc bạn luôn hoàn thành mọi việc đúng hạn còn giúp bạn dễ dàng đạt được thành công và thăng tiến trong công việc.  

>> Xem thêm: 7 kỹ năng giải quyết xung đột hiệu quả trong công việc và cuộc sống

Những mô hình quản lý thời gian khoa học và thông minh

Mô hình quản lý thời gian Eisenhower

Nguyên tắc khi sử dụng ma trận Eisenhower là xác định được các việc quan trọng và việc khẩn cấp. Ta có thể định nghĩa 2 thuật ngữ này như sau:

• Việc quan trọng: Những việc mà kết quả sau khi hoàn thành sẽ giúp chúng ta tiến gần hơn với các mục tiêu đặt ra.
• Việc khẩn cấp: Việc có thời gian gấp rút cần thực hiện ngay.

Việc khẩn cấp và quan trọng

Việc vừa khẩn cấp vừa quan trọng thì cần phải ưu tiên và làm ngay. Bạn có thể nhận biết dựa trên những dấu hiệu sau:  

• Việc xảy ra bất ngờ không đoán trước được như gặp khủng khoản, vấn đề cấp bách.
• Công việc đã đến hạn hoàn thành và không thể trì hoãn. 
• Công việc còn tồn đọng cần chúng ta giải quyết dứt điểm.
• Quỹ thời gian dành cho loại việc này từ 15-20%.

Việc quan trọng và không khẩn cấp

Đây là việc quan trọng, bạn cần tập trung và dành nhiều thời gian để hoàn thành nó. Đối với loại việc này, bạn nên xếp nhiều thời gian cho các công việc quan trọng hơn. Quỹ thời gian dành cho việc quan trọng và không khẩn cấp từ 60-65%.

Việc khẩn cấp và không quan trọng

Với những việc khẩn cấp nhưng không quan trọng, bạn có thể dành ít thời gian nhưng phải giải quyết nhanh chóng càng tốt. Quỹ thời gian dành cho công việc này là 10-15%

Việc không quan trọng và không khẩn cấp

Nếu nhiệm vụ không quan trọng và cũng không khẩn cấp thì bạn chỉ cần dành một ít thời gian trong quỹ làm việc của mình. Cụ thể là 5% dành cho các công việc như giải trí, trò chuyện, điện thoại,…

Phương pháp Eisenhower là cách được nhiều doanh nghiệp và cá nhân cũng áp dụng để quản trị thời gian. Từ đó, mọi người có thể cân bằng quỹ thời gian hợp lý, giúp công việc được hoàn tất hiệu quả và đúng hạn hơn.

>> Xem thêm: “Bật mí” 7 kỹ năng học tập hiệu quả mà bạn cần ghi nhớ

Mô hình quản lý thời gian 4 góc phần tư – Pomodoro

Phương pháp Pomodoro (hay còn gọi là phương pháp 4 góc phần tư) giúp bạn nâng cao sự tập trung trong công việc và dành ra thời gian hợp lý để nghỉ ngơi. Hiện nay, có một số ứng dụng hỗ trợ bạn thực hành mô hình này tốt hơn như Pomodorable, Marinara Timer, …

Nguyên tắc quản lý và sử dụng thời gian theo mô hình Pomodoro cụ thể như sau: 

1. Mỗi lần làm việc sẽ tập trung cao trong 25 phút.
2. Chỉ quan tâm và làm một việc duy nhất trong 1 chu kỳ áp dụng mô hình. 
3. Nếu buộc phải gián đoạn trong chu kỳ thì mô hình Pomodoro được tính lại từ đầu. 
4. Nếu công việc được hoàn thành trước khi hết giờ thì bạn vẫn phải tập trung kiểm tra lại để đạt được kết quả tối ưu. 

Thứ tự thực hiện công việc theo mô hình quản lý thời gian Pomodoro: 

1. Quyết định trước công việc sẽ làm. 
2. Đặt một bộ đếm thời gian để báo thức nhắc nhở khi đã kết thúc 25 phút.
3. Tập trung làm một việc duy nhất đã quyết định trước đó cho đến khi đồng hồ báo hết thời gian.
4. Thời gian nghỉ từ 3 đến 5 phút giữa các chu kỳ Pomodoro
5. Sau 4 chu kỳ Pomodoro thì nghỉ dài hơn, có thể từ 15 đến 30 phút. 

Mô hình 5A trong quản lý thời gian

Mô hình 5A bao gồm 5 chữ A là Aware, Analyse, Attack, Assign, Arrange. Trong đó: 

• Aware: Nhận biết

Nhận biết đâu là điều cần thiết và quan trọng cho công việc. Giai đoạn này sẽ giúp bạn xác định mục tiêu cụ thể để làm việc có kế hoạch và hiệu quả hơn.

• Analysis: Phân tích những điều cần làm

Việc phân tích quỹ thời gian cần dùng cho công việc hằng ngày sẽ giúp bạn làm việc có kế hoạch hơn, tiết kiệm thời gian và công sức.

• Attack: “Ăn cắp thời gian”

“Ăn cắp thời gian” còn được hiểu là những điều làm mất thời gian của bạn. Vì thế bạn cần xác định và loại bỏ chúng để làm việc có năng suất hơn.

• Assign: Lập thứ tự ưu tiên

Khi đã loại bỏ những điều khiến bạn mất tập trung. Tiếp theo bạn cần lập thứ tự ưu tiên cho các công việc đang cần giải quyết và thực hiện nó đều đặn. 

• Arrange: Lập kế hoạch

Ở giai đoạn cuối, bạn phải sắp xếp lại thời gian và mục tiêu một cách hợp lý. Khi đã có kế hoạch cụ thể thì công việc của bạn sẽ được giải quyết một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn.

>> Xem thêm: Tổng hợp 7 kỹ năng phát triển bản thân giúp bạn thành công hơn trong cuộc sống

Mô hình quản lý thời gian theo nguyên tắc Smart

Nguyên tắc này thuộc thể loại quản lý theo mục tiêu. Cụ thể: 

• S là từ viết tắt của Specific (nghĩa là cụ thể). Hãy đặt ra câu hỏi rằng liệu kế hoạch của bạn có đủ rõ ràng để hoành thành mục tiêu không? 
• M là Measurable (có thể đo lường). Nên dùng những gì để đo lường được tính khả thi của kế hoạch? 
• A là từ viết tắt của Achievable (tức là có thể thành hiện thực). Mức độ khả thi khi suy nghĩ về mục tiêu?
• R là Relevant (tính tương quan). Liệu mục tiêu này có liên quan đến các mục tiêu khác không?
• T là Time-related (thời gian thực hiện). Hãy lên kế hoạch cụ thể cho thời gian, khi nào bắt đầu và kết thúc? Giai đoạn nào quan trọng cần phải chú ý? 

Một mục tiêu đầy đủ tiêu chuẩn cần đáp ứng được 5 yếu tố Smart nêu trên.

Phương pháp 9 ô vuông – Nhật ký phong cách cửu cung

Phương pháp này có nghĩa là bạn sẽ chia một ngày của mình ra làm 9 ô vuông. 1 ô vuông ở giữa sẽ viết ngày tháng và thời tiết. 8 ô vuông còn lại sẽ viết về những mục tiêu và kế hoạch của mình. Ví dụ như, bạn sẽ chia buổi sáng thành 8 phần, bao gồm: tập thể dục, ăn sáng, đọc sách, nghe nhạc, học bài, nấu ăn, rửa xe, thăm bạn bè.

Mỗi sáng bạn sẽ viết ra những việc cần làm và buổi tối trước khi ngủ sẽ tổng kết lại những điều hôm nay đã thực hiện được. Thói quen này sẽ giúp bạn có thêm một phần động lực, trở nên siêng năng và làm việc có kế hoạch hơn. 

>> 8 Kỹ năng đàm phán thương lượng giúp bạn thành công trong mọi cuộc giao dịch

Mô hình quản lý thời gian PDCA

Mô hình này là các chữ cái đầu tiên của bốn từ, cụ thể là Plan (mục tiêu), Do (thực hiện), Check (kiểm tra) và Action (sửa chữa).

Khi làm bất cứ chuyện gì, bạn hãy lên cho mình một kế hoạch cụ thể (P), sau đó thực hiện chúng một cách hiệu quả (D), đồng thời kiểm tra xem có vấn đề gì phát sinh không (C). Cuối cùng, hãy phân tích và xem xét để đưa ra chính sách sửa chữa kế hoạch bằng những hành động cụ thể (A). Chỉ với 4 bước cơ bản, bạn đã có đủ thời gian và khả năng để giải quyết công việc một cách hiệu quả hơn. 

Các kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả mà bạn nên biết

Thiết lập mục tiêu và danh sách công việc

Thành lập một danh sách công việc và mục tiêu cần thực hiện là điều rất cần thiết. Bạn có thể đánh dấu mức độ công việc quan trọng từ trên xuống dưới để phân bổ thời gian phù hợp.Nếu có thể, bạn hãy dự kiến thời gian thực hiện và kết thúc 1 công việc để có một bản kế hoạch chỉnh chu và hiệu quả hơn. 

Tạo thời gian biểu mỗi ngày

Khi có thời gian biểu mỗi ngày, bạn sẽ cân đối được quỹ thời gian hơn thay vì làm việc một cách tự phát, không theo khung giờ và trật tự. Điều này còn giúp bạn có kế hoạch hành động cụ thể hơn, chẳng hạn như việc check mail vào buổi sáng, tổng kết công việc vào cuối ngày,…

Đảm bảo tiến độ công việc, nói “không” với trì hoãn

Thói quen trì hoãn là một tác phong không tốt, dẫn đến công việc luôn bị trễ hạn và kém năng suất. Hãy tự tạo thói quen siêng năng cho bản thân, đảm bảo tiến độ hoàn thành công việc. Điều này sẽ giúp bạn dễ dàng thăng tiến và được đồng nghiệp yêu quý hơn.

>> Chinh phục 5 cấp bậc của tư duy phản biện

Loại bỏ các yếu tố gây mất tập trung

Hãy liệt kê những việc khiến bạn lơ là công việc, chẳng hạn như lướt facebook, soi gương, nói chuyện,… Khi nhận biết được và loại bỏ chúng, bạn sẽ tăng năng suất hơn và sử dụng quỹ thời gian của mình một cách hợp lý. 

Trên đây là những mô hình quản lý thời gian phổ biến được nhiều doanh nghiệp và cá nhân ứng dụng. Hy vọng những thông tin bổ ích này sẽ giúp bạn phân bổ thời gian hợp lý, từ đó công việc và cuộc sống trở nên thuận lợi hơn.